Alle taler om nye hybride arbejdsfællesskaber. Hos Cadesign base har vi imidlertid længe arbejdet med det, vi kalder PhyGital Workspace (Physical meets Digital), der er et grundvilkår med iboende behov hos hovedparten af vores kunder. Nu har virkeligheden og dermed resten af verden dog heldigvis indhentet os og med en lang række nye muligheder i Microsoft 365 Business Premium kan vi give vores kunder endnu bedre digital understøttelse af deres behov.
Det bliver udlagt som en ny tendens: Vores arbejdsfællesskaber er blevet hybride, med fleksible og skiftende geografiske placeringer og medarbejdere, der skal samarbejde på tværs og på store afstande. Med alle de udfordringer, det bringer med sig, både hvad angår sikkerhed og mulighederne for at skabe kulturelle og faglige fællesskaber.
Helt så ny er tendensen dog ikke. Og særligt for virksomheder med tilknytning til byggeri og anlæg har det været en arbejdsbetingelse længe. Som en af landets førende eksperter i IT-løsninger til netop denne branche har Cadesign base derfor arbejdet målrettet for at levere den optimale digitale understøttelse i mange år.
Allerede tilbage i 2019 erkendte SLA, der er specialiserede i landskabsarkitektur og byplanlægning, at de havde brug for at skabe bedre digitale rammer for vidensdeling og samarbejde. De oplevede en massiv vækst, og med en voksende medarbejderstab placeret på tre forskellige lokationer i landet, var den hidtidige praksis med mails og et fællesdrev til udveksling og opbevaring af de ofte meget store datafiler ikke længere hensigtsmæssig.
Cadesign base havde på daværende tidspunkt allerede hjulpet SLA med deres digitale infrastruktur, men gik nu ind med en mere rådgivende rolle.
SLA havde nemlig allerede adgang til Microsoft-produkter som SharePoint og Teams. Det var godt nok før de store opgraderinger, der senest er blevet udrullet, men de gav stadig mulighed for at etablere et nyt digitalt fællesskab.
Arbejdstitlen var ’Intranet’. I dag vil denne betegnelse måske sende tankerne i retning af noget lidt gammeldags, og mere moderne termer som community ville nok være mere dækkende. Hos Cadesign base kalder vi det bare PGW – PhyGital Workspace.
Visionen for projektet var at skabe et fællesskab i organisationen, hvor alle medarbejdere kunne deltage i udviklingen af de spændende projekter og det blik på verden, som de repræsenterer. Som specialister i landskabsarkitektur og byplanlægning er SLA’s fokus rettet imod fremtiden, og at skabe et fællesskab om fælles drøm – for hvordan vi kan indrette os og håndtere udfordringer – er en bærende del af virksomhedens DNA.
Eller som landskabsarkitekt Jacob Borg Damkjær fra SLA udtrykker det:
”Vi vil gerne bruge intranettet til at fortælle vores kolleger, hvordan vi ser verden, og hvad vi er bygget af. Det styrker fællesskabsfølelsen i hele virksomheden og fungerer som et socialt forum. Når vi ser på statistikkerne, kan vi se, at det bliver brugt og er et levende sted, hvor vores medarbejdere udveksler viden”.
For at sikre en lokal forankring og ejerskab blev SLA’s PGW orkestreret med dedikerede redaktører på forskellige indholdstyper med ansvar for at kommunikere viden om projekterne ud til resten af organisationen. Kristoffer Holm Pedersen, der er Head of Communications & Business Development i SLA, forklarer:
”Systemet lever af nyt indhold, og er derfor afhængigt af, at medarbejderne bliver ved med at lægge ting op og dele deres projekter”.
Hvilket tilsyneladende er lykkedes over al forventning.
Ifølge SLA har deres PGW betydet, at der er kommet en langt større sammenhængskraft, og at alle i højere grad er engagerede i hele virksomheden og dens arbejde.
Men også på et mere praktisk plan har det haft betydning. Adgangen til og brug af data er nemlig blevet markant optimeret. Det havde tidligere været en udfordring, hvilket ofte er kendetegnede for virksomheder, der håndterer tunge datafiler genereret i BIM-løsninger som Autodesk AutoCAD, Revit, Civil 3Detc. Med det nye PGW, der blandt andet udnytter Microsofts cloudbaserede storage, er dette blevet lettet og har medført langt nemmere og hurtigere arbejdsgange, da det har fået status som et omfattende internt opslagsværk.
Kristoffer Holm Pedersen siger:
”Vi hører vores medarbejdere sige, at de sparer tid, fordi de hurtigere kan gå på intranettet og finde guides og andre vigtige dokumenter frem for at skulle spørge rundt omkring, hvor man finder dem. Alt ligger frit tilgængeligt på intranettet”.
Eller som Jacob Borg Damkjær formulerer det:
”Særligt arkitektbranchen er berygtet for at være dårlig til videndeling. Med en effektiv videndeling kan de løsninger, vi bruger i Nordnorge, også bruges i Nordhavn”.
Man kan sige, at SLA på flere måder var forud for deres tid. Vi har alle efterfølgende fået meget håndgribelige erfaringer med, hvor vigtigt det er at have de rette digitale værktøjer til at fremme fællesskab og samarbejde.
Således kan SLA’s oplevelser sammenlignes med dem, som en anden toneangivende aktør inden for arkitektur fik. Dog med et noget kortere indløb og med nogle andre mere alvorlige udfordringer – trusler – der krævede en både resolut og akut håndtering.
Arkitektfirmaet LYTT opstod i sommeren 2020 i forbindelse med fusionen af GHB Landskabsarkitekter og Møller og Grønborg. Det betød overgang fra to mindre til en stor organisation, dog stadig fordelt på to lokationer i hhv. København og Jylland, og et behov for at få to fællesskaber til at blive til ét.
Denne anledning brugte den kommende ledelse i LYTT – for IT blev prioriteret allerede i forberedelserne af fusionen – til at etablere de helt rigtige rammer. Både som et konkret arbejdsredskab og som fundament for skabelsen af det nye kollegiale kollektiv, der skulle blive den samlende faktor for alle den nye virksomheds medarbejdere.
At IT og etablering af PGW var tænkt ind tidligt i processen skulle vise sig at blive en kæmpe fordel. For da pandemien ramte, var LYTT med Cadesign base som leverandør allerede i gang med at gennemgå en transformation, der gav dem de bedste forudsætninger.
Samarbejdet med Cadesign base havde den store styrke, at vi havde være leverandør til både GHB Landskabsarkitekter og Møller og Grønborg. Vi havde med andre ord indgående kendskab til begge virksomheders digitale infrastrukturer, og med overgangen fra to on prem-løsninger til en optimeret hosted it-infrastruktur i Cadesign bases sikre datacenter var det ganske gnidningsfrit at flytte de gamle drev over på den nye virtuelle server på én dag.
Det samme gjaldt opgraderingen af deres Microsoft-løsning, og de nye kommunikations- og interaktionsredskaberne blev for alvor centrale, da medarbejdere – gamle og nye kolleger – blev sendt hjem, netop som det nye arbejdsfællesskab i LYTT skulle kultiveres.
Partner og CEO i LYTT Mads Tenney Jordan udtaler: “Vi fusionerede, og det skulle nok være gået, men i en coronatid havde det været enormt svært, at få to tegnestuer til at arbejde sammen og smelte sammen, når man ikke kan ses. Så i praksis har vi brugt Teams rigtig meget og også vores SharePoint. Vi har Yammer til at skabe noget kultur på tværs af de to kontorer på tværs af landet, som ikke ville have været muligt uden den opgradering på kommunikationsfronten, som vi fik fra Cadesign base”.
LYTT’s implementering af ny teknologi og digitale vaner til PGW kom med andre ord lige i rette tid.
Det indgående kendskab til begge de fusionerende virksomheders digitale infrastruktur, deres særlige arbejdsbetingelser, samt naturligvis vores partnerskab med Microsoft fik også afgørende betydning, da en af de andre vilkår, der kun er blevet skærpet i den tid, hvor vi også har været udfordret af pandemien, slog igennem.
Som om fusion og nedlukning ikke var nok, blev LYTT nemlig også ramt af det, der bredt bliver anerkendt som en af den fjerde industrielle revolutions største trusler: Cyberangreb.
Med digitale data som den vigtigste valuta og IT som centralnerven for al drift er både beskyttelse og mulighed for at kunne genetablere blevet en bydende nødvendighed. Det afspejler sig i opgraderingen af Microsoft 365 Business Premium, men det har også motiveret Cadesign bases egen udvikling af services, der bygger på Microsofts teknologier.
Da LYTT blev ramt af et cyberangreb, betød det, at Cadesign base – sideløbende med at vores eksperter hjalp med at standse angrebet – kunne sikre, at data og infrastrukturen blev genetableret hurtigt og effektivt. Med vores specialudviklede værktøj Cadesign Deployment Service – også kaldet CDS, der kombinerer Microsoft Deployment Tool (MDT) med et skræddersyet setup, kan udrulning på nye maskiner eller geninstallering på eksisterende ske på 45 minutter versus flere timer, som en manuel installering ville tage.
Hos LYTT var det ifølge Mads Tenney Jordan afgørende: “Cadesign base hjalp os med at få stoppet et angreb, der var i gang, og de fik fikset alt det, der var ødelagt, ved at hente det ind fra backuppen. Det fungerede så godt. Det gik virkelig hurtigt at få fat i konsulenten, og han sagde, hvad vi skulle gøre, og så håndterede han det der og da, så vi kunne køre videre igen næsten med det samme”.
Microsoft 365 Business Premium har også tilføjet en overbygning til CDS, der betyder en markant lettelse af mulighederne for understøttelse af PGW. Med introduktionen af Microsofts Intune, der ligger som del af Microsofts Endpoint Manager med MDM (Mobile Device Management) og MAM (Mobile Application Management), er virksomheder sikret lynhurtig, fuldstændig og automatiseret udrulning af opdateringer eller konfigurationer på alle mobile enheder. Lige som nye enheder uden behov for manuel indsats kan onboardes, og medarbejderen med det samme kan tilgå data og benytte alle applikationer – både fra Microsoft og tredjepart – med single sign-on.
Vores særlige fokus på PhyGital Workspace betyder selvfølgelig, at vi er ekstra opmærksomme på alle muligheder, der kan skabe de optimale rammebetingelser. Men uanset om man er ekstra opmærksom eller blot netop har opdaget, at der er opstået nogle nye behov, så er introduktionen af nye og opgraderede services med Microsoft 365 Business Premium gode nyheder. De betyder nemlig, at alle både kan få dækket nuværende behov og introducere helt nye værktøjer, der vil skabe mærkbare resultater både på produktivitet, sikkerhed og kulturel sammenhængskraft.
Hvad Microsoft konkret har gjort er at opgradere, videreudvikle og samle et kæmpe katalog af services, der er gennemtænkte og integrerede til at give maksimal understøttelse i en virkelighed, hvor alt skal tænkes, udvikles og optimeres i en digital ramme. Det digitale ligger ikke på toppen, men er omdrejningspunkt og definerende faktor for alle aspekter af en virksomheds drift.
Det er særligt to services, der markerer Microsoft 365 Business Premiums kvantespring i forhold til at blive motoren, der driver optimeringen af virksomhedernes produktivitet og skabelsen af de helt afgørende kulturelle og faglige fællesskaber. Begge faktorer, der er pressede i mødet med både den stigende sikkerhedstrussel og vores behov for at kunne indrette os på nye måde i vores arbejdsliv.
Begyndende med de accelererende krav om øget databeskyttelse og generel sikring af vores digitale infrastruktur: På et helt lavpraktisk plan har de fleste fundet ud af, at ønsket om sikkerhed ligger i intern strid med behov for og tendens til at vægte convinience. Alle kender udfordringerne med at finde på nye ’stærke’ kodeord og den voksende irritation, når man skal arbejde på tværs af forskellige apps og platforme; med konstante forstyrrende og forsinkende krav om nye logins.
Microsoft Azure AD er en integreret del af Microsoft 365 Business Premium, og hos LYTT har netop mulighederne som bla. ligger i Microsoft Azure AD været en stor hjælp, når medarbejdere er spredt over store afstande. Enten som følge af en nedlukning eller simpelthen fordi de som en virksomhed, der beskæftiger sig med byggeri og anlæg, ofte har medarbejdere ’ude i marken’ og desuden benytter mange forskellige platforme og supplerende services fra tredjepart:
”Jeg oplever ikke, at der er store problemer med performance og effektivitet. (…) Det er ikke sådan, at man har et selvstændigt program, man skal finde frem, man skal bare klikke et andet sted, bruge samme brugernavn og password, og så er man på”, udtaler Mads Tenney Jordan.
Microsoft Azure AD er en komplet løsning til identitets- og adgangsstyring med indbygget sikkerhed. Med single sign-on, multifaktorgodkendelse og betinget adgang sikrer den beskyttelse mod 99,9 procent af alle cybersikkerhedsangreb. Microsoft Azure AD fungerer som en cloudbaseret platform, hvor brugere efter login medbringer deres identifikation, adgange og tilladelser overalt og imellem de forskellige ressourcer, apps og platforme, der er integrerede med Microsoft 365 Business Premium. I erkendelse af, at virksomheder som både SLA og LYTT dagligt benytter en meget bred portefølje af tredjepartsløsninger som For eksempel Auto CAD er Microsoft Azure AD desuden udviklet, så der allerede er præconfigurerede integrationer med tusindvis af eksterne værktøjer, apps og tjenester, men også nem adgang til enten at få en ny app integreret i Microsoft Azure AD’s appgalleri eller – hvis app’en er specielt udviklet til at imødekomme konkrete, lokale behov – at man nemt kan implementere Microsoft Azure AD til identitets- og adgangsstyring.
Det andet kvantespring, der er foretaget med opgraderingen af Microsoft 365 Business Premium, er integrationen på tværs af de forskellige kommunikationsplatforme, og den samtidige implementering af en række nye værktøjer i dem.
Med Microsoft 365 Business Premium har brugere adgang til både OneDrive, SharePoint, Teams og Yammer. Der er overlappende funktionaliteter og muligheder imellem dem, og både SharePoint, Teams og Yammer kan bruges både til interaktion, fællesskab og vidensdeling, lige som det er muligt at etablere individuelle feeds og netværk fordelt på arbejdsgrupper, afdelinger eller projekter. Det er op til den enkelte virksomhed at finde netop den eller de services, der bedst understøtter deres behov i den givne situation.
Du kan læse mere om Teams og det gode onlinemøde – lige her
Man behøver imidlertid ikke være bekymret for, om for stor spredning eller opdeling i individuelle grupper vil påvirke muligheden for adgang til og deling af data negativt. Det er muligt at trække eller søge data på tværs af de forskellige services. For eksempel kan Yammer integreres direkte ind i både SharePoint og Teams, hvorfra man også kan søge, hente og dele indhold direkte fra OneDrive. Det er også muligt at integrere apps fra tredjepart i både Teams og SharePoint, hvilket betyder, at man på intet tidspunkt behøver at forlade eller afbryde samtalen, når man skal hente indhold andre steder.
Konsekvenserne af opgraderingen af Microsoft 365 Business Premium er, at et valg nu ikke længere er ensbetydende med et fravalg. Hvilket meget præcis opsummerer et af de vigtigste elementer i Cadesign bases PGW: Vi har brug for nye måder at indrette vores digitale rammebetingelser, når vi skal sikre, at både produktivitet, kultur og sikkerhed svare til vores behov og de krav, vi hele tiden bliver mødt med. Men mennesket kommer altid før teknologien, og derfor skal der være maksimal fleksibilitet, så vi kan vælge præcis de løsninger og services, der passer os. Med Microsoft 365 Business Premium har vi fået et yderligere værktøj, så vi kan fortsætte vores arbejde med at levere netop det med Cadesign base PhyGital Workspace.
