Da virksomheder i hele verden lukkede kontorerne og introducerede hjemmearbejdspladsen som den nye norm, havde det mange forskellige konsekvenser.
Mange lærte hurtigt at sætte pris på færre timer med transport og mulighederne for at organisere husholdningen mere fleksibelt. Samtidig fortalte mange, at adgang til mere fordybelse, var præcis, hvad de havde savnet.
Men medaljen havde og har en bagside. For sammen med de mange fordele ved at arbejde hjemmefra, blev betydningen af arbejdsfællesskabet, de uformelle møder, øjenkontakten, det fysiske nærvær med kolleger og en mere fast struktur tydelig, og behovet for at finde nye måder at opnå fordelene ved den fælles arbejdsplads kom på dagsordenen.
Med arbejdslivet flyttet fra det fysiske til det digitale, var dette et naturligt sted at lede. Og derfor var det oplagt, at en sektion af vores survey af The PhyGital Workspace blev dedikeret til dette tema. Om erfaringer og forventninger som de fordeler sig mellem hhv. ledere og medarbejdere i AEC-branchen.
Medarbejderne i AEC-branchens virksomheder har en stor del af deres arbejdstid ude på locations, hvilket stiller nogle ganske særlige krav til mobilitet og flexibilitet og derved også den digitale understøttelse. De har længe skulle kunne samarbejde og håndtere de store workloads, der kendetegner opgaver med det niveau af kompleksitet, som præger branchen.
Men fuldstændig adskillelse fra kolleger og samarbejdspartnere med en tvungen placering i hjemmet var nyt, og selvom mange af erfaringerne fra en hverdag præget af fleksibilitet kunne bruges, var der stadig nogle helt nye udfordringer særligt med hensyn til den personlige trivsel og oplevelse af at være del af et fællesskab.
Derfor var det især disse emner, vi fokuserede på i surveyen. Dog med en forventning om, at virksomhederne i AEC-branchen ville adskille sig og udmærke sig ved at have et særligt ledelsesmæssigt fokus og udnyttelse af de digitale redskaber, der kan anvendes til at fremme både trivsel og fællesskab.
De Faktiske Tal
Denne forventning blev udfordret af surveyens resultater.
Detaljerne fremgår af analysen, men på medarbejdersiden tilkendegav et flertal på 55,18%, at de føler sig udfordret i forhold til at navigere med flydende grænser mellem arbejde og fritid. Men samtidig er der udbredt tillid til, at ledelsen vil have specifikt fokus på at sikre bedre rammer.
Faktisk forventer 89,66%, at ledelsen vil øge deres fokus på at skabe god trivsel blandt medarbejderne, selvom de ikke er på kontoret, og 62,07%, at der vil blive implementeret nye initiativer til at styrke arbejdsfællesskabet. Hele 93,10% forventer, at de i fremtiden vil få nemmere ved at navigere i de nye hybride arbejdsstrukturer.
Dette giver god mening, eftersom et flertal af medarbejderne på 72,41% tilkendegav, at de ikke har oplevet et nævneværdigt øget fokus fra ledelse. Så både rum for forbedringer og positive forventning.
De vil dog tilsyneladende blive skuffet, hvis man tager udgangspunkt i surveyen.
Overordnet opfatter de adspurgte ledere ikke spørgsmålet som et problem. Således oplever 60% ikke medarbejderne som frustrerede, mens 40% i nogen grad oplever det. Til gengæld deler de ikke deres medarbejderes oplevelse af, at det ikke har været et fokusområde:
45% tilkendegiver, at de i nogen grad har haft øget fokus på at håndtere den hybride arbejdssituation, og hele 25% har haft stor fokus. 5% endda meget stort fokus. Det giver et overbevisende flertal af ledere på 75%, der tilkendegiver et øget fokus.
Og dette forklarer formentlig, at 100% – samtlige ledere – tilkendegiver, at de ikke har intentioner om at implementere nye digitale værktøjer til at følge medarbejdernes trivsel. 50%, at de generelt forventer, at implementere initiativer til styrkelse af arbejdsfællesskabet på afstand. 50% har ingen konkrete planer. Tilsvarende har 90% ingen planer om at iværksætte nye initiativer, der kan hjælpe medarbejderne til bedre håndtering af flydende grænser mellem arbejde og fritid, og 75% har ingen intentioner om at indføre nye praksisser for bedre tilrettelæggelse af arbejdet i de nye rammer.
Det er helt indlysende, at der er en stor diskrepans imellem medarbejdere og ledelsens opfattelse af situationen og nødvendige tiltag til at håndtere den nye hybride arbejdsplads med mere afstand og øget brug af digitale platforme til interaktion. Og som en afledt effekt også intentionerne om at implementere nye løsninger.
Begrundelserne for dette kan være mindre indlysende, men en oplagt mulighed kunne være tvivl om hvilke muligheder, der er, og hvordan det kan implementeres; både teknisk, praktisk og som en naturlig del af hverdagen og måden at bedrive ledelse.
Det er en skam.
De Oversete Mugligheder
For måske er opgaven ikke så uoverskuelig, som man kunne tro.
Dette er en af de værdifulde erfaringer vi i Cadesign Base har fået i vores tætte samarbejde med nogle af de mest progressive virksomheder inden for AEC. Virksomheder, der både har været forud for deres tid, når det kommer til implementering af løsninger og fokus på, at deres digitale set-up skal kunne mere end blot være et praktisk værktøj i den daglige opgaveløsning.
Og som både leverandør og rådgiver har vi haft mulighed for at arbejde konstruktivt med deres digitale infrastruktur og få det maksimale ud af deres foretrukne løsninger.
Kenn Weinreich udtaler:
”Konkret har mulighederne med Microsoft 365 – Business Premium været helt optimale. Alle de services, der ligger som standard i løsningen, giver adgang til en betydelig fleksibilitet og tilpasning. Det har vi kunnet udnytte til at skabe samarbejds- og ledelsesuniverser, der i det fysiske fravær, har understøttet det gode fællesskab, og bidraget til ledelsesmæssig indsigt. Det giver mulighed for, at kollegaer oplever en høj grad af personligt engagement og opfølgning.
Særligt 2 temaer er i fokus i de løsninger, vi har etableret i samarbejde med vores kunder: henholdsvis samarbejde og sikkerhed.
For det optimale samarbejde har 2 services været i centrum, henholdsvis Teams & SharePoint.
Her har opgaven været at få de enkelte services til at fungere som èn løsning, og begrænse den enkelte brugers friløb og ”skygge-IT”.
Med hensyn til temaet sikkerhed, har ophævelsen af den fysiske arbejdsplads, stillet store krav til håndtering af sikkerhed på den enkelte medarbejdes computer. Virksomhedens netværk er kraftigt multipliceret både ude i det offentlige og også det private hjem. Her har blandt andet Endpoint og Intune værktøjerne været bragt i spil, med sikkerhed og Device Management.
Microsoft 365, fungerer som et univers, der samler hele virksomheden og fungerer som et digitalt forum og mødested, som vi kender det fra andre sociale medier. Vi ser ofte et stort behov for hjælp til at få bragt de relevante muligheder i spil. Det er et stort tag selv bord, hvorfra der skal skabes en tilpasset menu til den enkelte kunde.
Læs mere om hvordan Cadesign Base bland andet har bidraget til at skabe inkluderende og engagerende digitale fællesskaber med Microsoft 365 – Business Premium i samarbejdet med LYTT.