CCE og GDPR

Sådan rydder du nemt og hurtigt op i alle dine e-mails og lever samtidig op til kravene i GDPR

Du er blevet tudet ørene fulde med GDPR, og hvordan du skal leve op til de mange krav, for at undgå sanktioner. Du skal tage stilling til, hvordan I forholder jer til personfølsomt indhold i al den data, som eksisterer i din virksomhed. Dette gælder også din postserver. Med ComArchive Complience Engine (CCE) kan du dog hurtigt og meget nemt rydde op i alle e-mails.

Med Cadesign base og CCE slipper du for utallige timers manuelt arbejde. Det har i en årrække været virksomhedens ansvar, at alle e-mails ind og ud af virksomheden er gennemtjekket og bearbejdet for personfølsomt indhold. Og især efter persondataforordningen trådte i kraft den 25. maj 2018, kan virksomheder kan blive straffet hårdt, for ikke at leve op til kravene. Herunder opridser vi 3 punkter, som er vigtig at tage stilling til, når mailbunken skal gennemgåes.

Her er 3 ting du skal huske, når din mail server skal ryddes op:

1. Hvilke e-mails skal tjekkes igennem?

Dette kan være e-mails, som er sendt til din virksomhed eller fra din virksomhed. Du skal forholde dig ALLE e-mails, som nogensinde er gået igennem din mailserver, også gamle postfiler som du evt. har liggende særskilt.

E-mails, som indeholder personfølsom information, kan dække over mange forskellige ting. Det kan eksempeltvis være uopfordrede ansøgninger med CPR-numre, sygemeldinger eller intern håndtering af personalesager. Alt skal kigges igennem – også alle vedhæftede filer.

2. Hvem skal udføre oprydningen?

Du skal beslutte dig for, hvem i din virksomhed der skal kigge alle disse e-mails igennem? Hvis du beder den it-ansvarlige om det, eller kræver det af samtlige medarbejdere – kan du så være sikker på, at der ikke sker fejl? Endvidere skal du være ‘obs’ på, at det kan være en meget tidskrævende proces. Hvor lang tid ville du selv skulle bruge, på at gå al din e-mailkorrespndance igennem?

Med Cadesign base og CCE automaticeres denne process og sparer dig derfor for et uhensigtsmæssigt højt tidsforbrug og dyrebare ressourcer. Samtidig vil du med den samlede løsning være i stand til at fremsøge en hvilken som helst form for indhold, som du dernæst kan beslutte, hvad der skal ske med. Også fremadrettet.

3. Hvilke procedurer skal fastsættes?

For at kunne leve op til reglerne i GDPR er det vigtigt, at virksomheden kun opbevarer data med personfølsomt indhold, så længe virksomheden har et gyldigt formål til det.

Fastsættelse af procedurer er derfor meget vigtigt. Det skal fastsættes, hvorfor dataen er vigtig for din virksomhed. Hvad den bruges til og hvor, og, når dataen er forældet, hvornår og af hvem slettes den så igen?

Med CCE vil du meget nemt kunne fastsætte sådanne procedurer for, hvordan din virksomhed behandler personfølsom information fra din e-mailserver. Og du vil hurtigt kunne implementere nye tiltag, hvis det bliver nødvendigt.

Læs mere om de mange fordele ved ComArchive her eller kontakt os for mere information.