"Vi hører vores medarbejdere sige, at de sparer tid, fordi de hurtigere kan gå på intranettet og finde guides og andre vigtige dokumenter..."Head of Communications & Business Development, Kristoffer Holm Pedersen | SLA.

INTRANET SPARER TID OG BINDER VIRKSOMHED SAMMEN

SLA har fået et intranet baseret på Teams og SharePoint. I løbet af få måneder har virksomheden implementeret systemet, der i dag understøtter vidensdeling, vækst og sammenhold i organisationen, der er fordelt på tre lokationer.

I takt med at SLA inden for de seneste to år næsten har fordoblet antallet af medarbejdere, og de ansatte er blevet mere spredt geografisk, opstod et stigende behov for en fælles platform til intern kommunikation og videndeling på tværs af organisationen. Derfor konsulterede SLA Cadesign base, som tidligere hjulpet med en overordnet gennemgang af virksomhedens IT-setup.

SLA benyttede allerede en række Microsoft-værktøjer, og betalte i den forbindelse for både SharePoint og Teams. Cadesign base hjalp med at få etableret intranettet og udnytte det fulde potentiale.

”Vi brugte før et mere eller mindre organiseret, men forældet, system, som primært bestod af fællesdrev og e-mails. Det gjorde det svært at aktivere og dele den viden, vi hele tiden opbygger i virksomheden. Cadesign base så, at vi faktisk allerede havde en platform, idet vi allerede betalte for de Microsoft-produkter, som løsningen bygger på,” siger CFO i SLA, Bo Danielsen. Han nævner desuden, at det også var et vigtigt element at kunne drage fordel af Microsofts stærke cloud-baserede infrastruktur med tilhørende høje oppetid.

foto: "Amager Bakke Tagpark" af Ehrhorn Hummerston

Videndeling og styrkelse af virksomhedens DNA

Med den nye løsning ønskede SLA at styrke udveksling af viden fra medarbejder til medarbejder.

”Særligt arkitektbranchen er berygtet for at være dårlig til videndeling. Med en effektiv videndeling kan de løsninger, vi bruger i Nordnorge, også bruges i Nordhavn,” siger landskabsarkitekt Jacob Borg Damkjær fra SLA, der har været ansvarlig for at få implementeret og udbredt SharePoint og Teams.

Vidensdelingen omfatter store mængder datablade, branchestandarder, projektbeskrivelser og meget andet. For at sikre ensartethed og søgbarhed har SLA udpeget en række redaktører, som kategoriserer indholdet og placerer det de rigtige steder. Eksempelvis ligger alle HR-relaterede dokumenter på intranettet som timesedler og overenskomster, og det gør hverdagen nemmere. Samtidig oprettes alle nye sager og projekter med et unik sagsnummer i SharePoint, hvilket giver overblik for alle medarbejdere over aktiviteterne i organisationen.  

Et væsentlig ønske var også et værktøj, som kunne formidle og styrke virksomhedens identitet internt. SLA’s identitet – eller SLADNA - er kendetegnet af en lyst til at forandre verden samt et stærkt samspil mellem natur og mennesker.

”Vi vil gerne bruge intranettet til at fortælle vores kolleger, hvordan vi ser verden, og hvad vi er bygget af. Det styrker fællesskabsfølelsen i hele virksomheden og fungerer som et socialt forum. Når vi ser på statistikkerne, kan vi se at det bliver brugt og et levende sted, hvor vores medarbejdere udveksler viden,” siger Jacob Borg Damkjær.

foto: "Gellerup Bypark, Aarhus" af Rasmus Hjortshøj

Et levende opslagsværk

SLA har fra starten selv været meget aktive i styringen og implementeringen af de nye funktioner i SharePoint og Teams. I hvert enkelt projekt, og i alle teams, er der nu en redaktør, som er ansvarlig for at kommunikere viden om projekterne ud til resten af organisationen.

”Systemet lever af nyt indhold, og er derfor afhængigt af, at medarbejderne bliver ved med at lægge ting op og dele deres projekter,” siger Kristoffer Holm Pedersen, Head of Communications & Business Development i SLA.

Derudover fungerer intranettet også som et stort opslagsværk, hvor alle til enhver tid kan tilgå al alle vigtige dokumenter. Det er ikke bare med til at binde organisationen sammen. Det sparer også tid for medarbejderne og gør arbejdsprocesserne hurtigere, siger Kristoffer Holm Pedersen: 

”Vi hører vores medarbejdere sige, at de sparer tid, fordi de hurtigere kan gå på intranettet og finde guides og andre vigtige dokumenter frem for at skulle spørge rundt omkring, hvor man finder dem. Alt ligger på frit tilgængeligt på intranettet.”

foto: SLAs medarbejdere

Et aktivt socialt forum

Det sociale er et vigtigt element i det nye intranet. De forskellige personaleforeninger har deres egne sider, hvor blandt andet kommende personalearrangementer annonceres. Og ved siden af nyheder fra ledelsen kan medarbejderne læse om ”Månedens projekt”.

”Det er meningen, at intranettet skal fungere som et aktivt socialt forum, hvor man lynhurtigt kan se, hvad der sker fra dag til dag i de forskellige teams. Det fungerer supergodt, og de fleste har intranettet kørende det meste af dagen,” siger Jacob Borg Damkjær. Han påpeger også at deres nye intranet har en meget brugt funktion, der gør det muligt at søge på medarbejdernes kvalifikationer. Dermed kan man hurtigt finde en intern ekspert, som har netop de kompetencer, man søger.

Selvom SharePoint og Teams er fuldt implementeret, ser SLA stadig muligheder i at udvikle brugen af værktøjerne i den kommende tid.

”Vi vil gerne udforske nye formater til at udbrede vores DNA til hele organisationen. Det kunne for eksempel være små videoer eller podcasts, der giver indblik i projekter, som vores kolleger ellers ikke ville have fået indblik i. Det er denne platform perfekt til, og vi kan umiddelbart komme i gang med en iPhone,” siger Bo Danielsen.
____________________________________________________________________________

Om SLA

SLA er etableret i 1994, og arbejder med landskabsarkitektur og byplanlægning. SLA har omkring 110 medarbejdere fordel på tre kontorer i Aarhus, København og Oslo. Se mere på www.sla.dk

Du kan læse mere om SLA lige her

 

 

Direktør

Lars Jürgensen

+45 7879 6694 lju@cadesign.dk
Partner, Cand.Merc.

Ove Fris

+45 7879 6695 ovf@cadesignbase.dk

Kontakt os

X

Kontakt os

+45 8730 0000